审计署办公厅
关于印发《审计机关电子文件格式规范（试行）》的通知
审办办发〔２００２〕２１号
各省、自治区、直辖市和计划单列市、新疆生产建设兵团审计厅（局），署机关各单位、各特派员办事处、各派出审计局：
现将《审计机关电子文件格式规范（试行）》印发给你们，请遵照执行。
二○○二年二月二十五日
审计机关电子文件格式规范（试 行）
一、依据与原则
《国家行政机关公文处理办法》（国发〔2000〕23号）、《审计机关行政公文处理办法》（审办发〔2001〕103号）和《国家行政机关公文格式》（GB/T 9704—1999），是制定审计机关电子公文格式规范的依据。模拟纸质文件视觉效果，是确定电子文件格式的原则。
二、电子文档格式的数据标准
审计机关电子文件的格式，参照WORD97中文处理系统的有关数据标准设置。
三、WORD文档页面默认格式设置
（一）页面设置
1．纸张为A4型。
2．页边距上为3.7厘米，下为3.5厘米，左右均为2.7厘米（为了与纸质文件的版面统一，也可以左为2.8厘米，右为2.6厘米）。
3．装订线为0厘米。
4．页眉、页脚均为2.5厘米。
应用于整篇文档。
（二）字符数/行数设置
1．每行字符数为28个汉字。
2．每页行数为22行。
3．字符跨度为15.75磅。
4．行跨度为28.95磅。
5．字体为仿宋体。
6．字号为3。
7．栏数为1。
应用于整篇文档。
（三）页码的设置
页码置于版心下边缘之下一行。（①选择插入页码，设定“外侧”；②激活页脚和其中的页码图片框；③将页码设为4号半角阿拉伯数字，页码左右各放一条4号全角一字线。）
四、文件诸要素格式
文件、简报一律套红发送。针对电子文件的特点，确定主要要素的格式规范及数据如下：
（一）发文机关标识
发文机关标识由发文机关全称或规范化简称加“文件”组成（例如：在网络电子文件中，“中华人民共和国审计署驻沈阳特派员办事处”可以简称为“审计署驻沈阳特派办”）。
1．字体为红色加粗宋体字，居中，视字数设定字号和字间
距，以庄重、美观、大方为宜（字号一般为48号，高×宽不应大于22mm×15mm，行固定值为48磅）。
2．无论是否上行文，电子文件发文机关标识上边缘与版心上边缘目前均为25mm（即标识之上空出两行固定值为28.95磅的距离）。
（二）发文字号
位于发文机关标识下边缘空一行。
（三）红色反线
1．红色反线线宽为1.5磅，长度与版心同宽，距公文上页边105mm。
2．发文机关标识下边缘与红色反线间距两行固定值为38磅的距离。
3．红色反线与发文字号下边缘间距为4mm 。（选择“边框和底纹”、应用范围为“段落”， 选择红色1.5磅线置于段落之下，同时点击“选项”， 在“距正文”中选“下”，值为8磅）
（四）正文总标题
1．正文标题上边缘与红色反线间距为两行3号字距离。
2．正文标题为2号小标宋体（或“宋体”）字。
3．字符间距以美观为宜。
4．正文与标题下边缘间距一行3号字距离。
（五）正文内小标题
1．正文内一级小标题设定为宋体字或黑体字。
2．二级及其以下小标题，均与正文文字相同，不作其他设置。
（六）版记
版记一律安排在文件（包括附件）末页，其最后一个要素在最后一行。版记如与正文（包括附件）少于三行的隔离空间，应另占一页。
1．“主题词：”三字为3号黑体字，冒号为全角黑体字；词目为3号小标宋体（或宋体）字，词目之间空一个汉字距离。
2．其余部分均为3号仿宋体字，每行头尾各缩进一字空格，其他格式执行国家行政机关公文格式标准。
3．版记中各要素之下均加一条黑色反线。（选择“边框和底纹”菜单设置，线宽为1.5磅，线长与版心宽度相同）
4．版记行间距与正文的行间距设置相同。
五、附件的处理
针对电子文件的阅读特点，如果附有表格或者较长的文字附件，宜采用插入图标模式，将图标置于成文日期之后。（点击“插入”、“对象”，选择“显示为图标”后确定）
六、其他
（一）成文日期必须与正文同页，不出现“（此页无正文）”；如成文日期恰与正文分离，应当通过增减末页行间距解决。
（二）数字不能跨行，如出现跨行现象，要通过增减该行字间距的办法解决。
（三）仿宋字体字库里没有的字，用插入字符方法寻找，并将其设定为宋体字（如“镕”字）。
（四）鉴于WORD的宏命令极易受计算机病毒袭击，为避免造成系统瘫痪，公文格式一律由人工设定，目前禁止使用宏命令。
七、未尽事项
本规范中凡未涉及事项，均按照《国家行政机关公文处理办法》、《审计机关行政公文处理办法》和《国家行政机关公文格式》执行。国务院文件和国家行政机关公文格式标准未作出明确规范的事项，可以自行确定规范，但要严格执行，避免经常随意更改。
附件：电子文件格式规范举例（见电子版）
主题词：文秘工作 电子 公文 通知
署内分送：署领导（７），办公厅（４），存（４）。
审计署办公厅 ２００２年２月２６日印发